Standardy Compliance

Postępowanie w sposób uczciwy, odpowiedzialny i etyczny jest podstawą działalności naszego Towarzystwa i znajduje odzwierciedlenie we wszystkim co robimy. Buduje zaufanie do naszej organizacji, wspiera komunikację, współpracę między nami i jest kluczem do dbania o dobrą reputację TUW PZUW. Działając w ten sposób postępujemy zgodnie z przyjętymi regulacjami i standardami zachowań, umacniając przekonanie, że to co robimy jest słuszne.

Etyka w biznesie jest tematem wielowymiarowym i wartościowym zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników. TUW PZUW, jako firma zaufania publicznego, aktywnie wspiera przyjazne środowisko pracy, w którym każdy może bez obaw wypowiedzieć się, zgłosić problemy i wątpliwości, także w zakresie nieetycznego postępowania, podejrzenia lub możliwości zaistnienia wszelkich naruszeń.

Podstawowe informacje o systemie zgłaszania naruszeń prawa w TUW PZUW

Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenie, które miało miejsce w Towarzystwie w kontekście związanym z pracą.

Sygnalista to:

• pracownik, były pracownik, pracownik tymczasowy, kandydat do pracy
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
• przedsiębiorca
• prokurent
• akcjonariusz lub wspólnik
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
• osoba świadcząca prace pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy
• podwykonawca lub dostawca
• praktykant, stażysta, wolontariusz

Naruszenia podlegające zgłoszeniu

Zgłoszeniu podlegają naruszenia objęte przepisami ustawy z 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach, które dotyczą działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji; 
• zamówień publicznych; 
• usług, produktów i rynków finansowych; 
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
• bezpieczeństwa transportu; 
• ochrony środowiska; 
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 
• bezpieczeństwa żywności i pasz; 
• zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
• zdrowia publicznego; 
• ochrony konsumentów; 
• ochrony prywatności i danych osobowych; 
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

Kanały zgłaszania naruszeń

Zgłoszenie naruszenia prawa jest możliwe:

• elektronicznie – na adres sygnalista@tuwpzuw.pl;
• pocztą tradycyjną – na adres: Towarzystwo Ubezpieczeń Wzajemnych Polski Zakład Ubezpieczeń Wzajemnych, Rondo Ignacego Daszyńskiego 4, 00-843 Warszawa z dopiskiem: „zgłoszenie naruszenia – poufne – do rąk własnych Dyrektora BCM”.
• za pośrednictwem dedykowanej skrzynki – poprzez umieszczenie wiadomości w dedykowanej i oznaczonej skrzynce umieszczonej w siedzibie TUW PZUW.
• osobiście – w trakcie bezpośredniego spotkania z pracownikiem rozpatrującym zgłoszenie. Takie spotkanie jest organizowane na wniosek złożony przez zgłaszającego z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej. Spotkanie organizowane jest wówczas w siedzibie Towarzystwa w ciągu 14 dni od dnia otrzymania informacji. Rozpatrujący zgłoszenie po każdym spotkaniu przygotowuje protokół. 

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać informacje i dane umożliwiające jego weryfikację, w szczególności:

• opis naruszenia oraz, jeśli to możliwe, wskazanie naruszonego przepisu prawa;
• miejsce i czas wystąpienia naruszenia;
• informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie;
• w przypadku zgłaszania wątpliwości co do zgodności określonych działań lub zaniechań, uzasadnienie swoich wątpliwości oraz przyczyn ich powstania;
• opis znajdujących się w posiadaniu sygnalisty dokumentów oraz innych dostępnych dowodów dotyczących zgłoszenia;
• imię i nazwisko sygnalisty oraz dane umożliwiające kontakt z sygnalistą, chyba że zgłoszenie jest anonimowe.

Gwarancja poufności

Tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona bez wyraźnej zgody tej osoby, żadnej osobie, która nie jest do tego upoważniona. Osobą upoważnioną jest np.: pracownik przyjmujący zgłoszenie czy je weryfikujący.

Wyjątkiem od tej zasady jest ujawnienie tożsamości za zgodą sygnalisty lub, jeśli jest konieczne, dla celów postępowań wyjaśniających lub sądowych dotyczących obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zgłoszenia anonimowe lub imienne

Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe, może być też imienne. Zwracamy jednak uwagę, że zgłoszenia bez podania danych kontaktowych skutkują brakiem poinformowania o przyjęciu zgłoszenia oraz brakiem przekazania informacji zwrotnej.

Prawa sygnalisty

Każdemu sygnaliście Towarzystwo zapewnia:

• zachowanie w poufności jego danych osobowych, czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość, 
• ochronę przed działaniami odwetowymi; 
• w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych, sygnalista może ją zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń, 
• przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sposób rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu, 
• przekazanie informacji o przyjęciu zgłoszenia oraz przekazanie informacji zwrotnej.

Komunikacja z Sygnalistą

• Sygnaliści mają możliwość kontaktu z Osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń przez cały okres postępowania.
• Osoba upoważniona do prowadzenia działań następczych, potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
• Osoba upoważniona przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o przebiegu postępowania wyjaśniającego (podjętych działaniach, zgromadzonych dowodach, zakończeniu) i jego wyniku, w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego chyba że Sygnalista nie podał adresu lub zgłoszenie ma charakter anonimowy; z wyjątkiem sytuacji, gdy przekazanie tych danych mogłoby szkodzić lub utrudnić prowadzone postępowanie.

Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń:

W Towarzystwie zostały wyznaczone Osoby upoważnione do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń  naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Osoby te zostały wyznaczone ze względu na swoje kompetencje, doświadczenie oraz dostęp do informacji niezbędnych do przeprowadzenia rzetelnej analizy zgłoszeń.

Ochrona sygnalisty

Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, polegające w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Przetwarzanie danych osobowych

• Wszelkie dane osobowe pozyskane w związku z dokonanym zgłoszeniem są przetwarzane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi TUW  PZUW.
• Towarzystwo, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych, w tym przeprowadzenia ewentualnego postępowania wyjaśniającego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane ze Zgłoszeniem są przechowywane przez Towarzystwo okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
• Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, dokumenty i dane zebrane w trakcie postępowania wyjaśniającego podlegają usunięciu , zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych aktach wewnętrznych obowiązujących w Towarzystwie.

Z klauzulą informacyjną Administratora danych możesz zapoznać się tutaj.

Zgłoszenia naruszeń organom publicznym

Sygnalista może, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia w Towarzystwie, dokonać zgłoszenia o naruszeniu prawa organowi publicznemu:

1. Rzecznikowi Praw Obywatelskich
2. organowi publicznemu przyjmującemu zgłoszenie naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu
3. instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, w stosownych przypadkach

Zgłoszenia o naruszeniu prawa organowi publicznemu należy dokonać zgodnie z procedurą ustaloną przez dany podmiot.